貸し会議室利用の流れと注意点

レンタルスペースの予約から当日までの流れ

まずは予算や立地、会場設備などの条件からレンタルスペースサイトでいくつか会場の候補を絞りましょう。
サイト上では会議室の中の写真やレイアウトが見れるので、会場の雰囲気や当日の席配置のイメージなどもある程度知ることができます。
次に、候補の会議室は当日空きがあるのかをサイト上、または運営会社に直接問い合わせてみましょう。
空きがあればそこで予約できますが、できれば予約前に一度施設を訪れてみましょう。
会議室内の設備やスペースの広さ、アクセス方法を確認しておくと本番までに必要な準備が整えられます。
当日は予約時間の何分前から入室可能なのかを確認し、会場セッティングに掛かる時間をある程度確保しておきましょう。
また、退室時は利用時間内で会場をもとの状態へ戻しておかなければならないので、退出までのスケジュールにはある程度余裕を持たせておくことをお勧めします。

予約するときに気をつけておきたいポイント

サイトで貸し会議室を探す際、会議室の広さや立地、料金などを重視しがちになりますが、当日にトラブルなく会議やイベントを進行させるためには以下のポイントにも注意しておく必要があります。
1つはPCやプロジェクターなどの機材関係です。
会議室でPCを利用する場合に無線LANやWi-Fiが使用できるのか、プロジェクターとの接続にコネクタは適合しているのかという点を確認しておきましょう。
次に、気を付けておきたいのがキャンセル料です。
利用する業者によって規定は異なりますが、万が一キャンセルになった場合に備え、いつ頃からいくらのキャンセル料が発生するのかを確認しておきましょう。
最後に、最も気を付けておきたいのが施設の利用規約です。
規約を守れなった場合、追加で料金が発生することもあるので、当日の座席レイアウトの変更や飲食物の持込み、備品や設備の利用など、項目をしっかりと確認しておきましょう。